ISO 37301, kuruluşların uyumluluk / uygunluk yönetim sistemi kurması, geliştirmesi ve sürdürmesi için gerekli olan kuralları, ilkeleri ve prosedürleri açıklamaktadır. Faaliyet alanı ve büyüklüğü fark etmeksizin her işletme ISO 37301 Uygunluk Yönetim Sistemi kurabilmektedir. Bu sistem, kuruluşların yasal yükümlülükleri yerine getirmesine, endüstri kurallarına uyum sağlamasına, etik değerleri gözetmesine yardımcı olmaktadır. ISO’nun yönetim sistemi standartlarına uygun bir konsept ile hazırlanan ISO 37301 Uygunluk Yönetim Sistemi, liderlik, planlama, destek, operasyon, performans değerlendirme ve sürekli iyileştirme gibi genel konu başlıklarından oluşmaktadır. Şirketler bu sistem ile sektöre, toplumsal değerlere, hukuki süreçlere, yerel ve ulusal düzenlemelere uygunluk konusundaki risklerini yönetebilmektedir. Kurumsal sürdürülebilirlik ile ilgili süreçlerin yönetilmesine de katkı sağlayan ISO 37301 Uygunluk Yönetim Sistemi, şeffaflık, hesap verebilirlik, bütünlük, iyi yönetişim vb gibi ilkeler sunmaktadır. Standardın detaylarını öğrenmek ve uyumluluk yönetim sistemi kurmak için Aşan Danışmanlık’tan destek alabilirsiniz.
Uygunluk yönetim sistemi birbirine bağlı üç bileşenden oluşmaktadır:
Yönetim kurulu: Tüketiciyi koruma kanunları ve düzenlemelerine uyumu sağlayan bu sistemin geliştirilmesinden ve yönetilmesinden nihai olarak yönetim kurulu sorumludur. Şirketlerin yönetim kurulu bu sistemi sürdürme taahhüdünü şu yollarla gösterebilir:
- Yalnızca kurum içinde değil, aynı zamanda üçüncü taraf sağlayıcılara da uyumlulukla ilgili açık ve net beklentilerin gösterilmesi
- Net politika beyanlarının benimsenmesi
- Yetki ve hesap verebilirliğe sahip bir uyum görevlisi atama
- Kurumun operasyonlarının düzeyi ve karmaşıklığı ile orantılı olarak uyum işlevlerine kaynak tahsis edilmesi
- Periyodik uygunluk denetimleri yapılması
- Uyum görevlisi tarafından yönetim kuruluna tekrarlanan raporların sağlanması
Uygunluk programı: Kuruluşlar ISO 37301 Uygunluk Yönetim Sistemi kapsamında resmi ve yazılı bir uyumluluk programı oluşturmalıdır. Yazılı program, kurumun uygunluk faaliyetlerine rehberlik edecek planlı ve organize bir kaynak niteliğindedir. Ayrıca tüm çalışanlar için bir eğitim ve referans aracı olarak hizmet edecek temel belgedir. İyi planlanmış, uygulanmış ve sürdürülen bir uygunluk programı, mevzuat ihlallerini önleyebilir veya azaltabilir, ayrıca maliyet verimliliği sağlayarak sürdürülebilir iş adımları oluşturulmasına yardımcı olabilir. Uygunluk programı içerisinde ilkeler ve prosedürler, tanımlanmış eğitimler, izleme ve gözetim prosedürleri ve tüketici şikayetleri yanıtlama mekanizmaları yer almalıdır.
Uygunluk denetimi: Uygunluk denetimi, bir kurumun tüketiciyi koruma yasaları ve yönetmeliklerine uygunluğunun ve dahili politika ve prosedürlere bağlılığının bağımsız bir incelemesidir. Denetim, yönetimin uyumluluğun devam etmesini sağlamasına ve uyumluluk risk koşullarını belirlemesine yardımcı olur. Ayrıca, kurumun dahili izleme sistemini tamamlamaktadır. Yönetim kurulu denetimin kapsamını ve denetimlerin yapılma sıklığını belirlemelidir.
Uygunluk yönetim sistemi kuruluşların uyumlulukla ilgili sorumluluklarını öğrenmelerineyardımcı olan kurumsal bir araçtır. Üst yönetimden başlayarak her düzeyden çalışanın uygunluk / uyumluluk ile ilgili görev ve sorumluluklarını anlamalarına yardımcı olmaktadır. Ayrıca, uygunluk gereksinimlerinin iş süreçlerine dahil edilmesini sağlamaktadır. Şirketler bu sistem aracılığıyla sorumlulukların yerine getirildiğinden ve gereksinimlerin karşılandığından emin olmak için operasyonları gözden geçirmekte ve düzeltici önlemlar almakta ve süreçlerini güncelleyebilmektedir.
ISO 37301 Uygunluk Yönetim Sistemi’nin faydalarını şöyle özetleyebiliriz:
- Uygunluk ile ilgili kurumsal risklerin yönetilmesine yardımcı olur.
- Değişen ürün ve hizmet portföylerinin yasalara, piyasaya mevzuatlarına ve toplumsal değerlere uygunluğunu kolaylaştırır.
- Piyasadaki gelişmeleri ele almak için çıkarılan yeni mevzuatların takibi ile ilgili prosedürler tanımlar.
- Tüketiciyi koruma yasalarına uyulmaması sonucunda ortaya çıkabilecek davalar, para cezaları ve diğer resmi icra işlemlerinin önüne geçer.
ISO 37301 Uygunluk Yönetim Sistemi kurmak; eğitim, belgelendirme ve danışmanlık çözümleri hakkında detaylı bilgi almak için Aşan Danışmanlık ile iletişime geçebilirsiniz.
ISO 37301, uyumluluk yönetim sistemi kurmak isteyen işletmeler için gerekli olan şartları açıklamaktadır. Sistemin kurulması, geliştirilmesi, uygulanması, değerlendirilmesi, sürdürülmesi ve iyileştirilmesi için gereksinimleri belirtmekte ve kılavuz bilgiler sağlamaktadır. Standart, faaliyet türü, büyüklüğü ve niteliği ile kuruluşun kamu, özel veya kar amacı gütmeyen sektörden olup olmadığına bakılmaksızın her tür kuruluş için geçerlidir. Standart içerisinde bir yönetim organına atıfta bulunan tüm gereklilikler, bir kuruluşun ayrı bir işlev olarak bir yönetim organına sahip olmadığı durumlarda üst yönetim için geçerlidir.
ISO 37301 standardının son revizyonu 2021 yılında yayınlanmıştır. Bu versiyon 2014 yılında yayınlanan ISO 600 standardının yerini almıştır. ISO 600:2014 ile karşılaştırıldığında yeni standarttaki temel değişiklikler şu şekildedir:
- ISO 37301:2021, gereksinimlere dayalı olarak kullanım için ek rehberlik içeren gereksinimleri açıklamaktadır
- ISO 37301:2021, yönetim sistemi standartları için uyumlu bir yapı oluşturmak amacıyla ISO gerekliliklerini takip etmektedir.
Uzun vadede başarılı olmayı hedefleyen kuruluşların, ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini göz önünde bulundurarak bir uyum kültürü oluşturması ve sürdürmesi gerekir. Dolayısıyla uyumluluk, başarılı ve sürdürülebilir bir organizasyon için yalnızca temel değil, aynı zamanda bir fırsattır. Uyumluluk, sürekli yaşayan bir süreçtir ve bir kuruluşun yükümlülüklerini yerine getirmesinin sonucudur. Organizasyonun kültürüne ve onun için çalışan insanların davranış ve tutumlarına yerleştirerek sürdürülebilir hale getirilebilir. Uyumluluk yönetiminin bağımsızlığını korurken, kuruluşun diğer yönetim süreçleri ve operasyonel gereksinimleri ve prosedürleri ile entegre edilmesi tercih edilir.
Kuruluş çapındaki etkili bir uyumluluk yönetim sistemi, bir kuruluşun ilgili yasalara, düzenleyici gereksinimlere, sektör kurallarına ve kuruluş standartlarına uyma taahhüdü niteliğindedir. Ayrıca iyi yönetişim standartlarına, genel kabul görmüş en iyi uygulamalara, etik ve toplum beklentilerine uyma taahhüdünü göstermesini de sağlar. Bir kuruluşun uyumluluk yaklaşımı, temel değerleri ve genel kabul görmüş iyi yönetişim, etik ve topluluk standartlarını uygulayan liderlik olgusu ile şekillendirilir. Bir kuruluş için çalışan insanların davranışlarına uyumluluk bilinci yerleştirmek, her şeyden önce, her düzeyde liderliğe, kuruluşun açık değerlerine ve uyumlu davranışı teşvik etmek için alınan önlemlerin kabulüne ve uygulanmasına bağlıdır. Bir organizasyonun tüm seviyelerinde durum böyle değilse, uyumsuzluk riski vardır diyebiliriz.
Geçmişte bazı yargı alanlarında mahkemeler, ilgili yasaların ihlali için uygulanacak uygun cezayı belirlerken, bir kuruluşun uyumluluk yönetim sistemi aracılığıyla uyum taahhüdünü dikkate almıştır. Bu nedenle, düzenleyici ve yargı organları da bu belgeden bir ölçüt olarak yararlanabilmektedir. Kuruluşlar, bağlayıcı değerler ve uygun uyumluluk yönetimi uygulayarak bütünlüklerini koruyabileceklerine ve kuruluşun uyumluluk yükümlülüklerine uymamayı önleyebileceklerine veya en aza indirebileceklerine giderek daha fazla ikna olmaktadır. Dürüstlük ve etkin uyumluluk bu nedenle iyi ve gayretli yönetimin en temel unsurlarından biridir. Bu farkındalık kuruluşların sosyal sorumluluk davranışına da katkıda bulunmaktadır.
ISO 37301 standardı, uyum yönetim sistemleri ve önerilen uygulamalar hakkında şirketlere rehberlik sağlamaktadır. Standarttaki gerekliliklerin ve kılavuz bilgilerin pratikte uyarlanabilir olması amaçlanmıştır. Uygulamalar, bir kuruluşun uygunluk yönetim sisteminin boyutuna ve olgunluk düzeyine ve kuruluşun faaliyetlerinin ve hedeflerinin bağlamına, doğasına ve karmaşıklığına bağlı olarak farklılık gösterebilir. ISO 37301, diğer yönetim sistemlerindeki uyumlulukla ilgili gereksinimleri geliştirmek ve bir kuruluşa tüm uyumluluk yükümlülüklerinin genel yönetimini iyileştirmede yardımcı olmak için de uygundur.
ISO 37301 Standardının Faydaları
ISO 37301’in amaçlarından biri, uyumlulukla ilgili risklerin etkin ve sürdürülebilir şekilde yönetiminin takip edilmesini sağlamaktır. Standart, ortaya koyduğu çeşitli faydalar ile işletmeler için bir fırsat niteliğindedir. Bu sayede kuruluşlara olumlu bir uyumluluk kültürü geliştirmeleri ve bunu kurumun tüm birimlerine yaymaları konusunda yardımcı olmaktadır. ISO 37301 standardının temel faydalarını şöyle özetleyebiliriz:
* İş fırsatlarının ve sürdürülebilirliğin iyileştirilmesi
* Bir kuruluşun itibarını ve güvenilirliğini korumak ve geliştirmek
* İlgili tarafların beklentilerini dikkate almak
* Bir kuruluşun uyum risklerini etkin ve verimli bir şekilde yönetme taahhüdünün gösterilmesi
* Üçüncü tarafların, kuruluşun sürekli başarıya ulaşma kapasitesine olan güvenini artırmak
* İlgili maliyetler ve itibar kaybı ile meydana gelen ihlal risklerini en aza indirgemek
Uyumluluk yönetim sisteminin kurulum aşamalarını şöyle özetleyebiliriz:
* Devlet kurumları ve düzenleyici kurumlardan iş ortakları ve çalışanlara kadar uyumluluk yönetim sisteminde hesaba katılması gereken ilgili tarafların belirlenmesi
* Sürekli uyumu sağlamak için kuruluşun bağlamını belirlemek ve uyumluluk yükümlülüklerini ve risklerini belirleyen süreçleri uygulamaya koymak
* Üst yönetimin ve yönetim organlarının kuruluşun değerlerini korumasını ve uyumluluk hedeflerine ulaşmak için gerekli olan tüm politikaları, süreçleri ve prosedürleri desteklemesini sağlamak
* İş içinde ölçüm oluşturmak için izleme mekanizmalarının tanıtılması ve uygulanan kontroller temelinde uygunluk yönetimi programının değerlendirilmesi ve bulguların ölçülmesi
* Uygunsuzluk durumlarını düzenli ve tutarlı bir şekilde izlemek ve araştırmak
ISO 37301 uyumluluk yönetim sistemi kurmak isteyen şirketler Aşan Danışmanlık ile iletişime geçerek daha detaylı bilgi alabilir. Aşan Danışmanlık, ISO 37301 ile ilgili tüm konularda kuruluşlara eğitim ve danışmanlık hizmeti sağlayabilmektedir.
paylaş
twittle
paylaş
paylaş