Doküman ve Kayıt Yönetimi Document & Records Management
Gittikçe dijitalleşen dünyamızda artık doküman ve arşiv yönetimi stratejik açıdan müthiş bir öneme sahiptir. Dijitalleşmenin bu denli belirleyici olduğu bir ortamda Doküman ve Kayıt Yönetimi Document & Records Management sistemini kullanan firmalar önemli bir avantaja sahip olurlar. Bugünün dünyasında bu tarz yönetim sistemleri bir seçimden ziyade zorunluluk olarak değerlendirilmelidir.
Doküman ve kayıt yönetim sistemlerini kullanmayan işletmeler, firma içi bilgilere sahip olan çalışanlarından dolayı uzun vadede bazı sorunlarla karşılaşabilir. Bu, kurumsal açıdan bir işletme için ciddi bir risk olarak kabul görür. Hedef kitlenize çok hızlı bir geri bildirimde bulunmak adına iş belgelerinize pratik şekilde ulaşmanız şarttır.
Doküman ve Kayıt Yönetimi Document & Records Management tüm belgeleri sistemli bir şekilde tek bir merkezde toplar. Bu alanda kolayca düzenleme, paylaşma ve erişim gibi işlemler gerçekleştirilir. Çoğu müşteri, iletişim kurduğu firmaların bu tip bir yönetim sistemini benimsediğini var sayar. Aksi bir durum, kurumsal imaj noktasında ne yazık ki aleyhinize işler. Doküman ve Kayıt Yönetimi Document & Records Management sayesinde yüzbinlerce kâğıt yükünden kurtulursunuz. Bu hem iş gücünü hem de zaman kaybını önemli ölçüde ortadan kaldıracaktır.
Yönetim sistemlerinde yer alan oldukça gelişmiş arama motorları belgelerinize dilediğiniz zaman ulaşmanızı sağlar. Kolay güncellemeler sayesinde en doğru doküman araçları üzerinde çalıştığından emin olabilirsiniz.
Gizlilik İlkesi
Bu tip profesyonel kayıt ve belge yönetim sistemleri için en önemli konu gizlilik ve güvenliktir. Pek çoğu güvenlik konusunda oluşabilecek açıklardan dolayı bu sistemlere karşı mesafeli yaklaşabilir. Oysa sistemi tanımaya başladıkça güvenlik açısından ne kadar hassas bir yaklaşıma sahip olduğu görülür. İzleme ve güvenlik fonksiyonları ile beraber içeriğiniz için yüksek düzeyde koruma sağlayabilirsiniz. Merkezi olarak yönetilen bir doküman sistemi benimsenmeden firmaların belli bir verimliliğe sahip olması olanaksızdır. İhtiyaç halinde çabucak ulaşılan her belge, iş akışına ve temposuna bir katkı sağlar. Bu durum aynı zamanda hatalı kararlar alma ihtimalinizi de oldukça düşürecektir.
Özel Yetkilendirme
Doküman ve Kayıt Yönetimi Document & Records Management konusunda dilediğiniz ölçüde özel bir yetkilendirme gerçekleştirebilirsiniz. Böylece sisteme kimlerin ne düzeyde girebileceğini yönetebilirsiniz. Kurumsal açıdan nasıl bir stratejiye sahipseniz, erişim izinlerinizi buna göre düzenleyebilirsiniz. Belgelerin üzerinde daha önce yapılan çalışmalar paylaşımlar vs. kayıt altında tutulabilir. Bu sayede belgelerin hareketlerine dair bir inceleme de gerçekleştirebilirsiniz.
Yetki politikanız, sistem üzerinde tam bir kontrol sağlamanıza olanak tanır. Bu nedenle aslında güvenlik düzeyinize tamamen siz karar verebilirsiniz. Arşiv ve doküman yönetim sistemlerine bugün artık akıllı telefonlardan ve diğer mobil cihazlardan 24 saat boyunca ulaşım sağlanabilmektedir. Geçmişte akıllı telefonların yaygınlaşmaması nedeniyle söz konusu sistem yalnızca masaüstü bilgisayarlar üzerinden ofis ortamında incelenirdi. Bu, verimlilik açısından son derece değerli bir gelişme olarak düşünülebilir.
Sistem Nasıl Çalışır?
Temel olarak bu yönetim sistemleri orijinal olan belgeleri elektronik ortama transfer eder. Bir anlamda kâğıt şeklindeki belgeleri dijitalleştirir. Evraklar farklı tekniklerle taratılır ve sisteme yüklenir. Sorgulama, raporlama, paylaşma ve görüntüleme gibi işlevler içini kullanılır.
Doküman ve Kayıt Yönetimi Document & Records Management son dönemde küçük ve orta ökçeli işletmelerin dahi radarına girmeyi başarmıştır. Şirketlerin hala %25’lik bir bölümü evraklarını yanlış yerlerde sakladıkları için personellerinin çok fazla zaman kaybetmesine neden oluyor.
Yönetim Sistemlerinin Geçmişi
Bilgisayar destekli tasnif uygulamaları ilk olarak 1980’li yılların sonlarında ortaya çıkmıştır. Word, Excel gibi uygulamaların hayatımıza girmesi ile beraber doküman konusunda radikal değişimler yaşanır. Son olarak gelişen tarayıcı teknolojisi de buna eklenince doküman ve kayıt yönetimi ile alakalı çalışmalar, çıtayı epey yükseltir. Hatta öyle ki elektronik imzayla oluşturulan imzalar, günümüzde resmi bir belge niteliği sağlamaya başlar.
Doküman Yönetimi Neden Önemlidir?
Kâğıt üzerinden yürütülen geleneksel yöntemler bilgiye erişim noktasında epey zaman kaybettirir. Ayrıca bu yöntem görece daha maliyetlidir. Aranan bilgiye zamanında ulaşma noktasındaysa başarısızdır. Bugünün rekabet ortamında hız firmalar adına ayırt edici bir kriter haline gelmiştir.
Maddi kayıpların yanında prestij kayıplarının da yaşanmaması adına bu tip arşiv ve belge yönetim sistemlerinin profesyonel düzeyde kullanılması gerekir. Bu profesyonel yaklaşımı, Aşan Danışmanlık ile kolayca yakalayabilirsiniz. Aşan Danışmanlık olarak Doküman ve Kayıt Yönetimi Document & Records Management konusunda size gerekli desteği sunmaktan mutluluk duyarız.
Doküman Yönetim Sistemlerinin Klasik Özellikleri
Doküman yönetim sistemlerinin standart olarak barındırdığı özellikleri arasında şunları sıralayabiliriz:
• Tam Metin Arama
• İş Akışları
• Doküman Arşivi
• Versiyon Kontrolü
• Belge Etiketleme / Tag
• Belge İlişkilendirme
• OCR
• Kullanıcı Rolleri
• İzlenen Klasör
• Loglama
• E-posta Bildirimi Alma
• Sanal Klasör
• Erişim İzinleri
Doküman Yönetim Sistemlerinin Faydaları
Doküman yönetim sistemlerinin yararlarını maddeler halinde sıralayalım:
• Belgelerin sisteme girme süresini azaltmak,
• Dilediğiniz kriterlere göre arama yapmak,
• Performans takibi yapmak,
• Evrakları istenilen kişilerle paylaşmak,
• Belgeler üzerinde hangi tip değişikliklerin yapıldığını detaylı olarak incelemek,
• Dokümanları farklı belgelerle ilişkilendirmek,
• Her yerden bağlanıp sisteme kolayca erişebilmek.
paylaş
twittle
paylaş
paylaş